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A instabilidade dos sistemas de informação - in "Semanário Económico" nº 686, 3 de Março de 2000

A instabilidade dos sistemas de informação é uma questão preocupante e tem consequências pouco conhecidas nas organizações. Tem origem na evolução tecnológica, nas mudanças organizacionais, ou simplesmente na vontade de seguir a moda. Haverá alguma força motora determinante que explique esta situação?

Não está ainda claro se a produtividade e a qualidade dos produtos estão mesmo a melhorar com a introdução massiva destes meios na maioria das empresas. Dispor de meios tecnologicamente evoluídos não é uma garantia definitiva da obtenção de bons resultados. Não basta usar os sapatos da Rosa Mota para ganhar a maratona, é absolutamente indispensável saber usá-los com eficiência!

Actualmente vive-se a um ritmo alucinante. Temos pressa! Um fato de Inverno fica desajustado aos níveis de temperatura da próxima estação, mas talvez ainda sirva no ano seguinte, se o indivíduo não engordar ou se a moda não alterar. Um carro fica fora de moda no mês seguinte ao da sua aquisição. Um computador fica ultrapassado no dia da sua compra! Mas, o software já está desactualizado no momento da compra. Os informáticos chamam updates, patchs, e outros nomes do género às actualizações. Não se pagam na ocasião, mas serão incorporados e vendidos na versão seguinte com um nome sugestivo de nova versão (completamente nova!) 95, 98 ou 2000.

Quando seleccionamos meios informáticos, por exemplo, um computador grande ou pequeno, não sabemos se é o mais adequado, mas temos a certeza absoluta que haverá um processador mais veloz à venda na mesma loja no dia seguinte! A Intel encarregar-se-á de o fazer chegar ao mercado. Então, o que é que nos faz embarcar tão rapidamente na aquisição do tal computador?

Há questões que devemos colocar antes de alinhar na crista da onda das tecnologias mais recentes. Por exemplo, as consequências financeiras da opção por novos sistemas serão mesmo compensadas com ganhos em acréscimos de produtividade e de qualidade dos produtos? O pessoal da empresa, informáticos e utilizadores estão mesmo preparados para aceitar e rentabilizar esse investimento nas suas operações do dia a dia? Provavelmente, nunca chegaram a esgotar as potencialidades e as vantagens da versão anterior, mas parece ser proibido usar uma versão de software ou de computador mais antiga.

Entre as origens de instabilidade dos Sistemas e Tecnologias de Informação estão também as mudanças organizacionais que provocam a necessidade de redesenho do software. De todas as fontes de instabilidade, a mais saudável é sem dúvida aquela que provém das mudanças organizacionais motivadas pela intenção de aproximar as características do produto às necessidades do cliente e de melhorar a eficiência operacional da empresa.

SE AS MELHORIAS FOREM VISÍVEIS NA EFICIÊNCIA OPERACIONAL, NA CAPACIDADE DE INOVAÇÃO, NA QUALIDADE DOS PRODUTOS E NA APROXIMAÇÃO AO CLIENTE, O RESULTADO SERÁ SEMPRE POSITIVO

A mesma ideia também se pode enunciar referindo que quaisquer que sejam as razões da adopção de novos sistemas, se as melhorias forem visíveis na eficiência operacional, capacidade de inovação na qualidade dos produtos e na aproximação ao cliente, o resultado será sempre positivo.

A aplicação das tecnologias da informação à relação entre a empresa e o cliente ou fornecedor tem sido um dos destinos mais nobres da tecnologia. Com efeito, se aplicarmos as inovações ocorridas à volta das comunicações a qualquer segmento do ciclo produtivo podemos obter benefícios substanciais. Entre estas inovações podemos apontar os routers, redes estruturadas mais rápidas, oferta de circuitos mais rápidos, redução de preços e mais operadores no mercado.

Podemos destacar alguns dos benefícios obtidos, como por exemplo a redução dos tempos de entrega das encomendas e dos custos de stock. Se o fornecedor conhecer o nível de stocks do cliente através de acesso electrónico, sabe quanto, quando e onde deve fornecer de modo a manter um nível de stock adequado e mínimo. A comunicação, neste caso, evita a contratação de pessoal para controlar o nível de stocks e elaborar notas de encomenda no lado do cliente. Pressupõe naturalmente o estabelecimento prévio de acordos de fornecimento revistos periodicamente.

Todavia, a ligação electrónica pressupõe a estabilização, a integração dos sistemas de informação e a utilização de dispositivos de segurança adequados. Repare que para dar ao fornecedor a possibilidade de participação na gestão de stocks, precisa de dar acesso de consulta e alteração electrónica a partir das instalações do fornecedor. Por outro lado, para registar a compra por via electrónica é necessário permitir ao fornecedor o acesso com possibilidade de escrita ao sistema de contabilidade da empresa.

Os Hipermercados estão a aproveitar muito bem estas vantagens. Estabelecem acordos de compra com os fornecedores, disponibilizam o espaço de venda para que o fornecedor aí coloque os produtos e esperam que o dinheiro entre na caixa. Mais tarde, sessenta ou noventa dias depois, o hipermercado entregará ao fornecedor a sua parte nas vendas.

CONSEQUÊNCIAS DA INSTABILIDADE DOS SI

Avaliando friamente as vantagens decorrentes da adopção das inovações ocorridas nas tecnologias de informação e comunicação compreendemos a outra face da moeda: com a progressiva expansão e integração dos sistemas de informação na empresa nasce o perigo da instabilidade.

O problema é que a modificação ou troca de um simples componente afecta todo o conjunto, mesmo quando se trata de equipamento passivo como um mero cabo UTP de ligação do computador pessoal ao bastidor da cablagem estruturada de uma rede de categoria 5. Um destes dias, depois de receber um número exagerado de reclamações sobre as comunicações, descobri que o electricista tinha andado a experimentar as tomadas de rede do edifício. Como é óbvio, a certificação da rede foi ao ar porque o fornecedor já não podia responsabilizar-se por equipamentos alterados. Na prática ficámos com um problema funcional muito sério: não podíamos comunicar!

Contudo, as consequências da alteração do hardware são mínimas. Onde as coisas se complicam é quando se trata de software. Por software devemos entender quatro camadas ou níveis sobrepostos com formas de gestão particulares e consequências diferentes: Os sistemas operativos (nível 0); os sistemas de gestão de bases de dados (SGBD) como DB2, ORACLE e INFORMIX (nível 1); o software desenvolvido à medida pela própria empresa ou contratado (nível 2); e os utilitários como ACCESS, EXCEL e WORD normalmente com alguma integração no nível inferior porque recebem dados para tratar (nível 3).

As consequências devem ser visualizadas de baixo para cima, o nível inferior afecta sempre todos os níveis superiores. Trocar, modificar ou mesmo alterar versões aparentemente inofensivas num dos níveis inferiores, significa andar à procura de sarilhos nos outros níveis. Por exemplo, trocar de sistema operativo num computador central significa que terá de mudar o sistema de gestão de base de dados que utiliza, terá de reprogramar as aplicações feitas à medida para a empresa e adaptar as pequenas aplicações desenvolvidas em ACCESS e EXCEL que toda a gente gosta de ter nas empresas.

Esta espiral de modificações não se faz sentir apenas em encargos financeiros, terá naturalmente consequências na redução dos níveis de eficiência operacional, na qualidade dos produtos e na aproximação ao cliente. Só existe uma forma de fugir a estas consequências atenuando os seus efeitos e transformando-os em oportunidades: manter um nível de competência elevado em sistemas de informação entre o pessoal e planear as modificações tornando as consequências previsíveis.

Quanto às pessoas, não podemos usar processos mágicos que permitam trocar os quarentões (também sou um deles) pela geração do vídeo, novinha em folha, que sai das escolas, institutos e universidades a respirar internet, extranet e intranet! Mesmo que fosse possível, teriam de ser enquadrados e treinados na cadeia operacional da empresa durante algum tempo até conhecerem as suas funções em pormenor. Parece mais prudente manter as pessoas treinadas em sistemas de informação e em matérias relevantes para as suas funções, aproveitando as substituições ocasionais para melhorar a carteira de competências disponíveis na empresa.

Mas qual é o grau de previsibilidade que podemos ter quando adoptamos um determinado software? Veja por exemplo o Windows NT que era o último grito quando apareceu e parecia definitivo, agora já se fala na sua substituição pelo Windows 2000! Repare ainda que se trata de software do nível 0, daquele que vai afectar todos os outros níveis trazendo sarilhos e aumentando os custos! Quando se trata do computador lá de casa as coisas resolvem-se num fim-de-semana, mas para a empresa que tem um número significativo de computadores, as coisas complicam-se mesmo.

Em conclusão, podemos afirmar que a instabilidade dos sistemas de informação parece ser uma característica das próprias tecnologias de informação dos nossos dias cujas consequências são um aspecto a estudar com profundidade se pretendemos controlar os seus efeitos.

Entre manter os sistemas antigos ou estar na crista da onda há uma diferença substancial. Qual é a melhor opção? Gostava muito de saber responder. Cada situação é um caso particular a estudar. Se tem uma resposta para esta angústia agradeço que a manifeste usando o e-mail Este endereço de email está protegido contra piratas. Necessita ativar o JavaScript para o visualizar..

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