O difícil controlo dos custos da informática - in "Semanário Económico" nº 549, 18 de Julho de 1997
- Detalhes
- Categoria: Semanário Económico
- Atualizado em 17 novembro 2013
- Escrito por José Maria Pedro
É preciso fazer opções criteriosamente próximas dos standards do mercado, isolar partes do investimento e tentar manter os meios informáticos o mais integrados possível, sem perder de vista a inovação.
A divulgação da informática na empresa e a necessidade de acompanhar a evolução tecnológica desta indústria é uma fatalidade aceite pacificamente por qualquer gestor, mesmo aqueles que vivem envolvidos em papel e são incapazes de usar os meios tecnológicos para obter informação.
Contudo, os custos associados à informatização são relativamente pesados para algumas empresas. A capacidade financeira de uma empresa que comercializa ouro é obviamente diferente da de outra que produz sapatos. Ambas precisam de informática, mas de forma diferente e não têm a mesma capacidade para o fazer.
Independentemente das necessidades de informática variarem em função do tipo de empresa, os custos também podem ter uma distribuição diferente. Normalmente resultam da compra de infra-estruturas de comunicações, computadores, discos, impressoras, software de sistema, software aplicacional standard, a análise e adaptação de circuitos de informação com a correspondente criação de software à medida para necessidades não cobertas pela oferta de software standard, e finalmente os custos com a formação do pessoal que vai usar todos estes meios informáticos.
Alguns gestores, decididos e habituados a comprar coisas prontas a entregar, dirão: os custos só variam seu eu deixar! Contudo, a minha opinião é bem diferente. Uma vez iniciado o processo, ele é imparável!
Não existe paragem possível nos investimentos informáticos, uma vez que todos os meios estão interligados entre si, a modificação de um provoca seguramente a necessidade de trocar o outro. Isto é, se compramos novos computadores é natural que possuam novo software de sistema operativo, se temos novo software de sistema operativo, Windows 95 por exemplo, é natural que tenhamos de adquirir nova versão de Microsoft Office. Se temos uma nova versão do Microsoft Office então é necessário compatibilizar as restantes versões para evitar dificuldades na circulação dos documentos entre os diversos computadores da empresa. Se pretendemos usar a última versão do Microsoft Office é preciso ter memória RAM, disco e processador com capacidades suficientes para o suportar em todos os computadores onde o vamos instalar. Se vamos usar novos equipamentos, podemos adoptar um novo sistema operativo. Se temos software diferente devemos divulgar as suas características junto do pessoal para os tornar capazes de usar os novos meios.
Trata-se de um ciclo vicioso de onde se torna difícil sair. A indústria informática, tem conseguido manter um processo sistemático de inovação tecnológica fazendo-se pagar e fazendo com que as empresas aceitem e adquiram as inovações através deste jogo de pescadinha de rabo na boca. Os exemplos são muitos e são facilmente perceptíveis mesmo para quem está fora da indústria.
As infra-estruturas de comunicação de dados, indispensáveis a qualquer organização, têm evoluído muito. Suponha que a empresa não queira investir demasiado e optou recentemente por uma rede de cabo coaxial fino com ligação AUI, que pode custar 10 contos por cada tomada para uma distância média relativamente curta entre os postos de trabalho. Passado pouco tempo de utilização, depois de várias histórias tristes de falta de comunicação com o server, com toda a gente parada e em desespero, descobre-se que afinal o que interessa é uma rede de cablagem estruturada do tipo STP, ou UTP, porque oferece um grau de fiabilidade muito superior - pode custar 20 contos por posto de trabalho. Como o fornecedor não pode aceitar a primeira rede em troca, a empresa compradora vai pagar o dobro do preço da primeira. Adicionando o que pagou inicialmente, temos os custos iniciais a triplicar.
No ano passado, altura em que a nossa empresa hipotética fez o seu grande investimento em informática, os processadores 486 DX4 a 100Mhz estavam na moda, eram os melhores, uma autêntica maravilha! Decidiu-se por este tipo de computador, apesar de custarem um pouco mais, constituíam uma boa opção. Passado um ano, estão fora de moda, não respondem às velocidades normais da actualidade, não dispõem de disco suficiente para armazenar o software, enfim não são pppentiumm! É preciso trocar alguns, diz o responsável da informática, mas como contratámos mais funcionários, vamos aproveitar para comprar mais computadores, agora dos melhores do mercado - pentium a 200Mhz!
Obviamente, os novos computadores traziam o sistema operativo mais actual - Windows 95. Ficámos ligeiramente baralhados no início, mas depois lá conseguimos compreender que afinal continuam a existir directórios, ficheiros e janelas como antigamente. Entretanto, fomos assaltados por outra preocupação: a publicidade diz que vem aí uma nova versão de Windows, além disso existe o Windows NT. Já discutimos isso, mas a conclusão é sempre a mesma.
O processo de arrumação dos dados também evolui com o restante conjunto. Inicialmente os dados eram armazenados nos pequenos discos locais, eram pequenos mas os dados também não eram volumosos, estávamos na era do caracter. Actualmente, estamos na era gráfica, os discos cresceram mas continuam a ser demasiado pequenos para tanta imagem. Os discos centrais das redes, são agora mais procurados do que nunca, descobriu-se que os operadores fazem backups diários por isso é mais seguro guardá-los lá.
As impressoras também estão bem, mas a qualidade de impressão é cada vez maior e o preço cada vez menor. É uma tentação à qual não é possível resistir. Por outro lado, toda a gente diz que precisa de uma impressora individual porque as de rede estão sempre ocupadas ou com papel diferente daquele que precisam. Foi feita uma tentativa para normalizar o papel utilizado, mas não resultou porque alguns responsáveis insistem em manter vários tipos de papel. A experiência diz que quanto mais impressoras existem, mais papel se gasta, porque é tentador ver o documento no papel, é mais real, mais físico do que a visualização através do pequeno ecrã.
O software também tem a sua evolução, mesmo o software de sistema coloca algumas dificuldades de manutenção. A primeira rede, normalmente do tipo Netware fica questionável logo que os informáticos tomam contacto com o Windows NT, que faz tudo liga tudo e dispensa outros investimentos. Mas se a rede cresce muito, é usual colocar em análise uma rede IP e um sistema central UNIX com capacidade para suportar uma centena de postos de trabalho exigentes.
O software aplicacional standard - normalmente Microsoft Office, tem tantas versões , tão sucessivas em tão pouco tempo que se torna praticamente impossível acompanhar a evolução comercial. Vejamos o que se está a passar: Em 1995 adquiria-se o Office Professional na versão 4.3 como e esperava-se rentabilizar o investimento, utilizando-o pelo menos durante 2 ou 3 anos. Em 1996, passado um ano estivemos de facto no fim da vida útil daquela versão, para continuarmos actualizados tivemos que optar pelo Office Professional 95. Em 1997, já estamos novamente desactualizados com este importante software. Agora para estar em dia é preciso dispor do Microsof Office Professional 97. É verdade que existe alguma protecção ao investimento efectuado porque um upgrade custa normalmente metade do valor da cópia original, mas uma cópia de upgrade não é assim tão barata.
Há ainda que considerar o software desenvolvido à medida que pode ainda obrigar a análise e adaptação de circuitos de informação para necessidades não cobertas pela oferta de software standard disponível no mercado. Este é o tipo de custo que, parecendo de facto o mais caro, é aquele que melhor protege o investimento porque se a empresa mantiver a capacidade de modificação da versão inicial, poderá ficar em funcionamento durante vários anos.
Finalmente os custos com a formação do pessoal que vai usar todos estes meios. Se todos os meios informáticos evoluem, é de esperar que os conhecimentos necessários para os utilizar de forma eficiente, também deverão sofrer alteração.
Em conclusão e tanto quanto a experiência nos vem demonstrando, é preciso fazer opções criteriosamente próximas dos standards do mercado, isolar partes do investimento e tentar manter os meios informáticos o mais integrados possível, sem perder de vista a inovação. Por exemplo, a introdução do Windows 95 pode ser tentadora, mas se com ela vem a necessidade de substituir todos os computadores, todo o software, então trata-se de uma grande armadilha que é preciso rodear.
A única forma de manter um nível de investimento baixo em informática é assentar ideias relativamente às funcionalidades pretendidas para cada um dos subsistemas da empresa. No fim de contas, o benefício real obtido de um sistema operativo consiste sobretudo na utilização das suas funções elementares que quando comparadas entre várias versões não são assim tão diferentes. Afinal, todos os windows têm janelas, executam programas, usam directórios e ficheiros! Tenha cuidado com as tentações!
